Manajemen Gudang Obat

 (Dari berbagai sumber)

Manajemen Pergudangan

 Fasilitas penyimpanan dan pengiriman merupakan salah satu bagian dari sistem suplai obat. Gudang merupakan tempat pemberhentian sementara barang sebelum dialirkan, dan berfungsi mendekatkan barang kepada pemakai hingga menjamin kelancaran permintaan dan keamanan persediaan.

Fasilitas penyimpanan dan pengiriman dapat dimanfaatkan secara optimal bila kegiatan lain dalam sistem suplai obat (seperti seleksi obat, perencanaan biaya dan pengadaan) ditetapkan secara tepat.

Efisiensi Gudang

              Dalam rangka peningkatan efisiensi dan efektifitas gudang diperlukan :

            ·   penggunaan ruangan yang ada secara optimal untuk penyimpanan dan mengurangi penggunaan 

                ruangan untuk barang yang seharusnya tidak disimpan di gudang.

          ·      mengurangi kemungkinan adanya gerakan ataupun arus manusia/barang yang tidak berguna selama 

                proses penyimpanan, pelayanan distribusi atau kegiatan lain.

           ·    meningkatkan kenyamanan bagi karyawan selama bekerja di gudang

          ·     mengurangi kegiatan dan biaya pemeliharaan yang tidak perlu, mengingat biaya pengelolaan  

                yang tersedia terbatas

Indeks Efisensi Gudang

 Jumlah obat dan perbekalan farmasi yang disimpan di gudang semakin lama semakin meningkat baik dalam jenis maupun jumlahnya. Agar memberikan dampak positip pada distribusi dan pelayanan, maka perlu diupayakan cara penyimpanan yang seefektif dan seefisien mungkin. Hal ini menyebabkan masalah pergudangan harus ditangani dengan baik dan menuntut adanya parameter atau kriteria penyimpanan di gudang.

Parameter yang disebut Indeks Efisiensi dimaksudkan untuk memberikan perbandingan dari berbagai sistem penyimpanan atau pergudangan.

Hal ini untuk membantu menemukan sistem pergudangan yang optimal, untuk menyimpan sejumlah barang yang ada dengan gambaran perputaran yang telah diketahui dan persyaratan yang telah ditentukan.

Bentuk perbandingan yang ada hanya berkaitan dengan fungsi gudang dalam arti tempat penyimpanan barang yang akan jumlah dan/atau nilainya. Area fungsional yang berdekatan, yang pada suatu saat akan membentuk suatu sistem integral dengan gudang tersebut tidak diperhitungkan. Sebagai contoh area semacam ini adalah tempat barang yang masuk/datang dimana barang tersebut diperiksa pada saat diterima.

Pada perbandingan tersebut, diasumsikan bahwa barang dimasukkan dan disimpan di gudang dengan alat pengangkut yang sesuai seperti sebuah pallet atau wadah. Pengangkut barang ini harus serupa untuk seluruh ruang gudang, dan digunakan secara optimal.

Definisi dari indeks berikut ini dibuat untuk pemanfaatan ruangan yaitu :

a.       Penggunaan area ruangan yang dinyatakan dalam persen ( % )

Luas area yang ditempati barang

——————————————– x 100

               Area gudang

      Angka ini menggambarkan penggunaan area gudang yang tersedia secara maksimum.

      Luas area gudang dalam m2 adalah seluruh bangunan dikurangi dengan :

·        area bangunan seperti dinding, tiang dan lain-lain

·        area tambahan seperti jalan, tangga, ruang cuci, toilet dan lain-lain

·        area untuk berkumpul seperti ruangan karyawan, kantin dan lain-lain

·        area efektif lainnya seperti ruang penerimaan barang, pengepakan dan lain-lain

·        area penunjang gudang

b.     Penggunaan volume ruangan yang dinyatakan dalam persen ( % )

                        Volume gudang yang ditempati barang

                        ————————————————— x 100

                                    Total ruangan gudang

      Angka ini menggambarkan penggunaan ruangan gudang yang tersedia.

·        Luas area yang ditempati (m2) = proyeksi bidang vertikal dari seluruh wadah pada satu tingkat / lantai

·        Total ruangan gudang (m3) = luas bidang gudang x tinggi ruangan

c.     Faktor pemanfaatan ruang yang dinyatakan dalam m3/m2

                        Jumlah volume yang ditempati barang

                        ————————————————— x 100

                                          Luas area gudang

·        Volume gudang yang dipakai untuk penyimpanan (m3) = Bidang yang terpakai x tinggi maksimal yang masih diizinkan dari unit penyimpanan x jumlah wadah dalam gudang

d.     Waktu pengambilan barang tercepat yang dinyatakan dalam menit

Angka ini menyatakan rata-rata waktu tercepat untuk pengambilan barang yang diinginkan dari gudang dalam 1 (satu) jam.

e.     Kemungkinan pengambilan barang dalam 1 (satu) jam

Banyaknya barang yang dimungkinkan diambil dalam waktu 1 (satu) jam, dengan memperhatikan kondisi sekelilingnya.

f.       Biaya investasi untuk setiap penyimpanan

      Angka ini menunjukkan perkiraan biaya investasi yang perlu disediakan untuk setiap (m2) barang yang akan disimpan. Gambaran tidak dapat diberikan secara mutlak, tetapi hanya merupakan rasio yang berkaitan dengan sebuah gudang dengan penataan rak dengan ketinggian tertentu dengan sejumlah tempat meletakkan barang pada gudang kerangka. Perlu dimasukkan biaya membangun dan harga peralatan serta biaya sumber daya organisasi (tidak termasuk tanah).

Meningkatkan Efisiensi

 Efisiensi kerja di gudang dapat ditingkatkan melalui :

a.       memanfaatkan penggunaan ruang gudang yang tersedia dan ruangan lain secara maksimum

b.      memanfaatkan volume ruang yang ada secara optimum dengan memanfaatkan tinggi ruangan dengan tetap memperhatikan ketentuan penumpukan barang

c.       pengaturan rak, pallet dan jarak antara rak dan pallet sedemikian rupa sehingga arus barang / karyawan menjadi lebih cepat sehingga waktu yang dibutuhkan untuk mutasi barang menjadi lebih singkat.

d.     Kondisi kerja

      Untuk meningkatkan kinerja perlu diperhatikan hal berikut :

·        ventilasi yang cukup merupakan faktor penting dalam merancang gudang agar kondisi kerja dapat lebih baik

·        kebersihan ruang kerja

·        fasilitas kebersihan

·        ruang istirahat

e.     Pedoman kerja yang rinci dan mudah dipahami serta uraian tugas untuk masing-masing petugas yang baik merupakan salah satu faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja 

f.       Supervisi yang berkesinambungan sehingga semua karyawan mempunyai tanggung jawab dalam melaksanakan pekerjaan yang pada akhirnya akan meningkatkan efisiensi

g.     Pelatihan baik bersifat manajerial maupun fungsional yang berkesinambungan

Rancangan pembuatan atau pendayagunaan gudang dimaksudkan untuk mengoptimalkan fasilitas penyimpanan. Hal ini tergantung pada keputusan yang diambil pada kegiatan lainnya dalam sistem suplai obat, perencanaan biaya serta distribusi.

Faktor Yang Berpengaruh Pada Pembuatan Desain Gudang

Prinsip utama pada perancangan pembuatan atau pemakaian gudang adalah adanya ketentuan parameter dan prasyarat untuk mencapai Indeks Efisiensi dan efektifitas yang optimum, terjaminnya mutu dan jumlah obat untuk pelayanan distribusi.

Faktor yang mempengaruhi desain gudang adalah : kebebasan bergerak, sistematika penyusunan, kapasitas, kebutuhan ruangan/luas, penyimpanan khusus, biaya, lokasi, sirkulasi udara/cahaya, pemeliharaan serta keamanan.

a.       Kebebasan dan efisiensi gerakan

·        gunakan sistem satu lantai

·        adanya sekat akan membatasi pengaturan barang. Jika digunakan sekat harus diperhatikan posisi dinding dan pintu untuk memudahkan gerakan

·        luas jalan/gang perlu diperhatikan untuk memudahkan pengambilan obat dan untuk menjamin sirkulasi udara yang baik

b.      Sistematika penyusunan dan ukuran ruang

Penyusunan obat dan perbekalan farmasi lainnya merupakan faktor yang menentukan bagaimana gudang dirancang, termasuk bagaimana pengelompokan dilakukan.

Pengelompokan berbagai jenis, jumlah, volume dan kondisi penyimpanan khusus, dapat dilakukan berdasarkan farmakologi, produsen/sumber dana, kelompok farmasetika, atau hal-hal lain.  Misalnya pengaturan dilakukan berdasarkan kelas terapi, indikasi klinis, urutan abjad, dan atau tingkat pemakaian.

Pengelompokan apapun yang dipakai, harus diperhitungkan dan diupayakan seoptimum mungkin persentase pemakaian luas dan persentase pemakaian volume ruangan yang terpakai. Pencapaian angka maksimal dari indeks tersebut dilakukan dengan pengaturan dan penempatan rak dan penggunaan pallet yang tepat sekaligus akan dapat meningkatkan sirkulasi udara dan gerakan barang.

c.       Kapasitas

Setiap gudang mempunyai kapasitas penyimpanan yang maksimum yang dipengaruhi oleh seberapa besar ruangan yang digunakan untuk kepentingan lain seperti ruang administrasi, ruang karantina, ruang pelayanan dan lain sebagainya. Setiap gudang mempunyai kondisi dan kegiatan yang berbeda, tergantung pada lokasi dan pengelolaan gudang atau distribusi di wilayah tersebut. Keadaan ini berpengaruh terhadap kapasitas yang dapat dimanfaatkan untuk penyimpanan obat.

d.      Kebutuhan luas dan volume gudang

Jumlah obat yang akan disimpan tergantung pada rencana pengadaan, rencana kedatangan, rencana distribusi dan kemungkinan adanya pengembalian perbekalan dari unit pelayanan karena rusak atau alasan lainnya.

Kebutuhan luas dan volume ruangan yang dapat menampung jumlah maksimum obat dan perbekalan farmasi dalam waktu yang sama dapat diperkirakan dengan melakukan estimasi besarnya persentase pemakaian luas dan volume ruangan dan diperhitungkan juga luas dan volume ruangan yang digunakan untuk keperluan lain.

Perhitungan jumlah maksimum dari obat dan perbekalan farmasi yang akan disimpan harus memperhatikan pengelompokan, mutasi penerimaan, pengolahan, atau penerimaan yang akan terjadi serta kenyamanan bekerja dan keamanan selama penyimpanan.

e.      First In First Out (FIFO)

Prinsip FIFO dalam penerimaan dan pengeluaran obat dan perbekalan farmasi merupakan salah satu faktor penting dalam mendesain gudang. Gudang yang disusun untuk memudahkan proses FIFO, harus disesuaikan dengan cara penyimpanan yang memungkinkan dilaksanakannya proses FIFO. Jika prinsip FIFO yang digunakan pada desain gudang adalah dengan menggunakan sistem rak (masuk belakang, keluar di depan; masuk di kanan keluar di kiri) yang akan berbeda dengan sistem FIFO yang menggunakan sistem blok (barang ditumpuk pada waktu penerimaan, kemudian dibalik atau ditumpuk ulang dengan cara menempatkan barang yang di atas menjadi di bawah). Kebijakan mengenai FIFO akan menentukan desain ruangan dan juga  perlengkapan penyimpanan yang digunakan seperti rak dan pallet serta fasilitas lainnya seperti ventilasi, cahaya dan sumber daya manusia.

f.         Penyimpanan khusus

Beberapa jenis obat memerlukan tempat penyimpanan khusus, termasuk diantaranya vaksin, narkotika dan bahan obat yang mudah terbakar. Vaksin memerlukan cold chain khusus dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.

Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dengan kunci ganda dan selalu dalam keadaan terkunci. Kunci harus disimpan oleh APA.

Bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus disimpan dalam ruangan khusus, sebaiknya disimpan pada bangunan yang terpisah dari gudang induk.

g.      Biaya

Aspek biaya yang diperhitungkan adalah biaya investasi yang diperlukan untuk membangun gudang dan biaya operasional yang diperlukan pada saat pemakaian gudang.

Biaya investasi adalah biaya yang digunakan pada pembangunan gedung, serta penyediaan alat dan perlengkapannya. Sedang biaya operasional adalah untuk merancang penataan penyimpanan dan pemeliharaan gudang, sehingga biaya ini tidak hanya meliputi biaya pembayaran listrik, telepon, air, kebersihan dan keamanan akan tetapi juga meliputi biaya yang dibutuhkan akibat proses penempatan dan pengambilan obat dan perbekalan farmasi selama proses penerimaan, pengolahan, pengemasan dan penyerahan.

h.       Lokasi

      Dalam menentukan lokasi gudang perlu dipertimbangkan :

·        Lokasi sumber suplai

·        Faktor iklim dan geografis yang dapat mempengaruhi jalur distribusi

·        Jumlah, tipe dan kapasitas gudang

      Tempat untuk mendirikan gudang hendaknya dapat meningkatkan kemampuan dalam penerimaan, memelihara dan mengirimkan obat ke unit pelayanan kesehatan.

i.    Sirkulasi udara dan cahaya

      Salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup di dalam gudang. Sirkulasi udara yang baik akan memaksimalkan umur hidup dari obat. Idealnya dalam gudang terdapat AC, namun biayanya menjadi besar untuk ruang gudang yang luas. Alternatifnya adalah penggunaan kipas angin yang apabila tidak mencukupi perlu dibuat ventilasi melalui atap.

      Lampu yang dipasang harus diperhatikan, baik kekuatan cahaya maupun letak. Lampu harus ditempatkan di atas gang atau jalan sehingga tidak terhalang oleh rak/lemari penyimpanan.

a.       Pemeliharaan

      Ruangan harus dirancang agar mudah dibersihkan

b.      Aspek Keamanan

      Gudang harus dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menjamin obat dan perbekalan farmasi dalam keadaan aman yaitu dalam keadaan terlindung dan terjaga dari faktor-faktor kehilangan, kerusakan akibat banjir, suhu udara dan kebakaran.

      Untuk keperluan ini maka gudang harus dilengkapi dengan pemadam kebakaran yang dipasang pada tempat yang mudah dijangkau, dan sebaiknya disediakan alarm yang dapat memberitahukan adanya awal kebakaran.

Penyimpanan Obat

       Kegiatan penyimpanan obat meliputi :

      1.   Pengaturan tata ruang

      2.   Penyusunan stok obat

      3.   Pencatatan stok obat

      4.   Pengamatan mutu obat

           

            1.   Pengaturan Tata Ruang

                  Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian dan pengawasan obat-obat, maka diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik.

                  Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang gudang adalah sebagai berikut :

            a.   Kemudahan bergerak

                  Untuk kemudahan bergerak, maka gudang perlu ditata sebagai berikut :

                  (1)  Gudang menggunakan sistem satu lantai jangan menggunakan sekat-sekat karena akan membatasi pengaturan ruangan.

                        Jika digunakan sekat, perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan

                  (2)  Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran obat, ruang gudang dapat ditata berdasarkan sistem :

·        arus garis lurus

·        arus U

·        arus L

b.   Sirkulasi udara yang baik

      Salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan gudang. Sirkulasi yang baik akan memaksimalkan umur hidup dari obat sekaligus bermanfaat dalam memperpanjang dan memperbaiki kondisi kerja. Idealnya dalam gudang terdapat AC, namun biayanya akan menjadi mahal untuk ruang gudang yang luas.

      Alternatif lain adalah menggunakan kipas angin. Apabila kipas angin belum cukup maka perlu ventilasi melalui atap.

c.   Rak dan Pallet

      Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan dapat meningkatkan sirkulasi udara dan gerakan stok obat.

      Penggunaan pallet memberikan keuntungan :

·        sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir

·        peningkatan efisiensi penanganan stok

·        dapat menampung obat lebih banyak

·        pallet lebih murah dari pada rak

d.   Kondisi penyimpanan khusus.

·        Vaksin memerlukan “Cold Chain” khusus dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.

·        Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dan selalu terkunci.

·        Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus disimpan dalam ruangan khusus, sebaiknya disimpan di bangunan khusus terpisah dari gudang induk.

e.   Pencegahan kebakaran

      Perlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar seperti dus, kartun dan lain-lain. Alat pemadam kebakaran harus dipasang pada tempat yang mudah dijangkau.

     

2.   Penyusunan Stok Obat.

            Obat disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis, apabila tidak memungkinkan obat yang sejenis dapat dikelompokkan menjadi satu.

            Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :

            (1)     Gunakan prinsip FIFO dalam penyusunan obat yaitu obat yang pertama diterima harus pertama juga digunakan sebab umumnya obat yang datang pertama biasanya juga diproduksi lebih awal dan akan kadaluwarsa lebih awal pula.

            (2)     Susun obat yang berjumlah besar di atas pallet atau diganjal dengan kayu secara rapi dan teratur.

            (3)     Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika dan obat-obatan yang berjumlah sedikit tetapi mahal harganya.

            (4)     Susun obat yang dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai.

            (5)     Susun obat dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan obat dalam dengan obat-obatan untuk pemakaian luar.

            (6)     Cantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan rapi

            (7)     Apabila gudang tidak mempunyai rak maka dus-dus bekas dapat dimanfaatkan sebagai tempat penyimpanan.

            (8)     Barang-barang yang memakan tempat seperti kapas dapat disimpan dalam dus besar, sedangkan dus kecil dapat digunakan untuk menyimpan obat-obatan dalam kaleng atau botol.

            (9)     Apabila persediaan obat cukup banyak, maka biarkan obat tetap dalam box masing-masing, ambil seperlunya dan susun dalam satu dus bersama obat-obatan lainnya. Pada bagian luar dus dapat dibuat daftar obat yang disimpan dalam dus tersebut.

            (10)    Obat-obatan yang mempunyai batas waktu pemakaian maka perlu dilakukan rotasi stok agar obat tersebut tidak selalu berada dibelakang yang dapat menyebabkan kadaluwarsa.

            3.   Pencatatan Stok Obat

                  Pencatatan dan Kartu Stok

            Fungsi  :

            1).  Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kadaluwarsa)

            2).  Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu) jenis obat yang berasal dari 1 (satu) sumber dana

            3).  Tiap baris data hanya diperuntukkan mencatat 1 (satu) kejadian mutasi obat

            4).  Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan, perencanaan pengadaan-distribusi dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik obat dalam tempat penyimpanannya.

            Kegiatan yang harus dilakukan :

            1).  Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan obat bersangkutan

            2).  Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari

            3).  Setiap terjadi mutasi obat ( penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak/ daluwarsa ) langsung dicatat di dalam kartu stok

            4).  Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan.

           

            Informasi yang didapat :

            1)   Jumlah obat yang tersedia (sisa stok)

            2)   Jumlah obat yang diterima

            3)   Jumlah obat yang keluar

            4)   Jumlah obat yang hilang/rusak/daluwarsa

            5)   Jangka waktu kekosongan obat

           

            Manfaat informasi yang didapat :

            1)   Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan obat.

            3)   Perencanaan pengadaan dan penggunaan

            4)   Pengendalian persediaan

                  a.   Obat disusun menurut ketentuan-ketentuan berikut :

                        (i)      Obat dalam jumlah besar ( bulk ) disimpan diatas pallet atau ganjal kayu secara rapi, teratur dengan memperhatikan tanda-tanda khusus (tidak boleh terbalik, berat, bulat, segi empat dan lain-lain).

                        (ii)      Penyimpanan antara kelompok/jenis satu dengan yang lain harus jelas sehingga memudahkan pengeluaran dan perhitungan.

                        (iii)     Penyimpanan bersusun dapat dilaksanakan dengan adanya forklift untuk obat-obat berat.

                        (iv)     Obat-obat dalam jumlah kecil dan mahal harganya disimpan dalam lemari terkunci dipegang oleh petugas Penyimpanan.

                        (v)     Satu jenis obat disimpan dalam satu lokasi ( rak, lemari dan lain-lain ).

                        (vi)     Obat dan alat kesehatan yang mempunyai sifat khusus disimpan dalam tempat khusus.

                                 Contoh : Eter, Film dan lain-lain.

                  c.   Obat-obat disimpan menurut sistem FIFO ( First In First Out ).

                  d.   Kartu stok memuat nama obat, satuan, asal (sumber) dan diletakkan bersama obat pada lokasi penyimpanan.

                  e.   Bagian judul pada kartu Stok diisi dengan dengan :

·        Nama obat.

·        Kemasan

·        Isi kemasan

                  f.    Kolom-kolom pada Kartu Stok diisi sebagai berikut :

(i)             Tanggal penerimaan atau pengeluaran.

(ii)           Nomor dokumen penerimaan atau pengeluaran.

(iii)          Sumber asal obat atau kepada siapa obat dikirim.

(iv)         No. Batch/No. Lot.

(v)           Tanggal kadaluwarsa

(vi)         Jumlah penerimaan

(vii)        Jumlah pengeluaran

(viii)      Sisa stok

(ix)         Paraf petugas yang mengerjakan

            Catatan :

            Pada akhir bulan sedapat mungkin kartu stok ditutup, sekaligus untuk memeriksa kesesuaian antara catatan dengan keadaan fisik. Untuk melakukan hal ini maka pada setiap akhir bulan beri tanda atau garis dengan warna yang berbeda dengan yang biasa digunakan, misalnya warna merah.

KARTU STOK

Nama Barang                :     ……………………………..

Kemasan                      :     ……………………………..

Isi Kemasan                  :     ……………………………..

Satuan                          :     ……………………………..

Lokasi                                :     …………………………….

Harga/kemasan : Rp. ………………….

Tanggal	Dokumen	Dari/Kepada	No. Batch/ No. Lot	Kadalu warsa	Penerimaan	Pengeluaran	Sisa Stok	Paraf

      4.   Pengamatan mutu obat.

Istilah mutu obat dalam pelayanan farmasi berbeda dengan istilah mutu obat secara ilmiah, yang umumnya dicantumkan dalam buku-buku standard seperti farmakope. Secara teknis, kriteria mutu obat mencakup identitas, kemurnian, potensi, keseragaman, dan ketersediaan hayatinya.

·        Identity. Untuk setiap obat yang dibelanjakan harus dijamin bahwa isi kandungannya benar. Misalnya saja, bahwa kapsul Amoksisilin 250 mg. harus berisi Amoksisilin murni 250 mg tanpa tambahan bahan lainnya. Demikian pula halnya dengan kemasan. Bahwa kemasan yang dilabel sama harus pula berisi obat dengan kandungan yang sama pula.

·        Kemurnian. Beberapa jenis obat memang memerlukan bahan tambahan untuk membentuk sediaan yang dikehendaki. Untuk itu harus dijamin bahwa di dalam sediaan tersebut tidak terdapat bahan tambahan yang berbahaya atau dapat mengganggu stabilitas obat. Pengemasan obat yang serampangan (misalnya memasukkan bahan obat ke dalam kapsul melalui proses tidak steril) akan memberikan risiko kontaminasi bakteri atau jasad renik lainnya. Dalam praktek, kita sering menjumpai bahwa pusat pelayanan kesehatan primer membuat berbagai jenis pulvis dalam jumlah besar untuk penyakit tertentu, misalnya ISPA. Dari segi kepraktisan tentu saja dapat diterima, tetapi dari segi jaminan mutu, hal ini perlu dipertanyakan.

·        Potensi. Setiap sediaan obat harus berisi kandungan obat yang sesuai dengan yang tertera dalam label. Secara teknis umumnya ditetapkan bahwa kandungan obat adalah dalam rentang tertentu. Sebagai contoh hidroklorotiazide 100 mg bisa saja mengandung hidroklorotiazide sebesar 95 s.d 110 mg. Yang jelas bahwa potensi obat harus tetap sama untuk setiap dosis yang tertera dalam label.

·        Keseragaman. Secara fisik, bentuk, warna, konsistensi, ukuran tablet, kapsul, krim, dan cairan sebaiknya seragam antara satu dengan lain obat. Meskipun komponen ini tidak mempengaruhi efikasi dan keamanan obat, tetapi mungkin berpengaruh dalam segi penerimaan oleh pasien, dokter, maupun farmasis.

·        Ketersediaan hayati. Ketersediaan hayati obat mencerminkan kecepatan dan luasnya absorpsi obat oleh tubuh berdasarkan dosis dan sediaan yang diminum. Ketersediaan hayati obat ini harus tidak berbeda antara obat generik maupun obat paten untuk isi kandungan yang sama, atau disebut bioekuivalen. Untuk itu harus dijamin bahwa setiap obat yang dibelanjakan harus memiliki ketersediaan hayati sesuai dengan standard (informasi mengenai standard ini dapat diperoleh dari farmakope). Yang jelas, bahwa setiap obat cukup adekuat untuk memberikan efek klinik yang diharapkan.

Faktor yang berpengaruh terhadap mutu obat

Sebelum digunakan oleh pasien, obat mengalami berbagai proses yang panjang mulai dari penyediaan bahan mentah, proses manufaktur, proses pengemasan, pengepakan, pengiriman, penyimpanan, dan pendistribusian. Setiap proses tentu memberikan risiko kontaminasi terhadap mutu obat. Sebagai contoh, saat bahan mentah diproses menjadi bahan jadi obat dan dibuat dalam bentuk sediaan tertentu maka seluruh proses ini harus menjamin tidak adanya kontaminan, obat tidak akan berubah wujud, warna, bau, rasa, dan konsistensinya, serta tetap stabil dalam bentuk sediaannya pada saat seluruh proses selesai. Oleh sebab itu di pabrikpun dikenal apa yang disebut dengan CPOB (Cara Pembuatan Obat yang Baik), untuk menjamin bahwa obat yang telah melalui proses manufaktur telah teruji mutunya, baik dari segi kandungan, sediaan, kestabilan, hingga potensinya.

Demikian pula halnya dengan proses selanjutnya, yaitu pengemasan, pemberian label, pengepakan, pengiriman, penyimpanan, dan distribusi, yang harus menjamin bahwa obat tetap dalam bentuk sediaan awalnya tanpa mengalami perubahan fisik maupun khemis yang dapat mempengaruhi efek kliniknya saat digunakan. Sebagai contoh, obat dalam bentuk sediaan sirup kering memerlukan pengemasan dan penyimpanan yang bebas dari kelembaban. Ini untuk menjamin bentuk sirup kering tidak berubah hingga saat digunakan oleh pasien. Oleh sebab itu diperlukan kriteria tertentu untuk pengemasan dan penyimpanannya.

Beberapa hal berikut perlu mendapat perhatian sehubungan dengan mutu obat, oleh karena di samping berkaitan dengan efek samping, potensi obat, juga dapat mempengaruhi efek obat aktif, yaitu:

·        Kontaminasi. Beberapa jenis sediaan obat harus selalu berada dalam kondisi steril, bebas pirogen dan kontaminan, misalnya obat injeksi. Oleh sebab itu proses manufaktur, pengepakan, dan distribusi hingga penyimpanannya harus memenuhi syarat-syarat tertentu. Dalam prakteknya kerusakan obat jenis ini umumnya berkaitan dengan kesalahan dalam penyimpanan dan penyediaannya. Sebagai contoh, di kamar suntik pusat pelayanan kesehatan acap kali ditemukan obat injeksi yang diatasnya diletakkan jarum dalam posisi terbuka. Dengan alasan apapun (misalnya segi kepraktisan saat pemindahan obat ke dalam spuit), cara ini jelas keliru dan harus dihindari, oleh karena memungkinkan terjadinya kontaminasi dengan udara luar dan berbagai bakteri, sehingga prinsip obat dalam kondisi steril sudah tidak tercapai lagi. Untuk sediaan lain seperti cream, salep atau sirup, meskipun risikonya lebih kecil, tetapi sering juga terjadi kontaminasi, misalnya karena udara yang terlalu panas, kerusakan pada pengepakannya, dsb, yang tentu saja mempengaruhi mutu obatnya.

·        Medication error. Keadaan ini tidak saja dapat terjadi pada saat manufaktur (misalnya kesalahan dalam mencampur 2 atau lebih obat sehingga dosisnya menjadi terlalu besar atau terlalu kecil), tetapi dapat juga terjadi saat praktisi medik ingin mencampur beberapa jenis obat dalam satu sediaan sehingga menimbulkan risiko terjadinya interaksi obat-obat. Akibatnya efek obat tidak seperti yang diharapkan bahkan dapat membahayakan pasien.

·        Berubah menjadi toksik (toxic degradation). Beberapa obat, karena proses penyimpanannya dapat berubah menjadi toksik (misalnya karena terlalu panas atau lembab), misalnya tetrasiklin. Beberapa obat yang lain dapat berubah menjadi toksik karena telah kadaluwarsa. Oleh sebab itu obat yang telah expired (kadaluwarsa) atau berubah warna, bentuk dan wujudnya, tidak boleh lagi dipergunakan.

·        Kehilangan potensi (loss of potency). Obat dapat kehilangan potensinya sebagai obat aktif antara lain apabila ketersediaan hayatinya buruk, telah melewati masa kadaluwarsa, proses pencampuran yang tidak sempurna saat digunakan, atau proses penyimpanan yang keliru (misalnya terkena sinar matahari secara langsung). Setiap obat sebenarnya telah memiliki batas keamanan (margin of safety) yang dapat dipertanggung jawabkan

Komponen Program Kendali Mutu Obat

Obat merupakan produk yang bersifat dinamis, oleh karena itu progam kendali mutu obat harus mencakup berbagai komponen secara komprehensif, antara lain:

·        Sejauh mungkin menjamin bahwa supplier yang ditunjuk dalam penyediaan obat dapat memenuhi seluruh kriteria kendali mutu mulai dari formulasi, pengepakan, penyimpanan hingga transportasi, sehingga seluruh obat yang dipasok tetap terjaga mutunya.

·        Menjamin bahwa seluruh proses pengepakan, mulai saat keluar dari manufaktur hingga pengemasan untuk pasien memenuhi kriteria.

·        Menjamin bahwa saat obat digunakan di unit pelayanan dan telah mengalami pengepakan ulang (repackaging) tetap terjaga mutunya hingga dikonsumsi oleh pasien.

·        Memantau kondisi penyimpanan untuk menjamin bahwa obat-obat yang dikirimkan betul-betul terhindar dari pengaruh buruk cuaca dan lingkungan sekitar.

Penilaian Mutu Obat

Prosedur penilaian mutu obat secara ketat tidak saja memerlukan kriteria yang adekuat dan dilakukan oleh personel yang menguasai masalah ini, tetapi juga memerlukan biaya yang besar dan proses yang panjang. Penilaian jaminan mutu obat yang sangat ketat sering berkaitan erat dengan harga obat yang mahal, ini semata-mata karena proses yang harus ditempuh. Dan ini umumnya terjadi jika dokumen jaminan mutu obat harus disediakan oleh supplier melalui lembaga yang berhak untuk itu, sehingga diperlukan biaya ekstra yang cukup besar. Untuk mengatasi hal tersebut, WHO telah mengeluarkan suatu pedoman penilaian mutu obat secara mudah, praktis, dan murah, khususnya untuk obat-obat yang banyak digunakan.

Di beberapa negara, penilaian jaminan mutu obat ini dimulai saat menyeleksi supplier. Untuk supplier baru atau yang memberikan penawaran paling rendah misalnya, dilakukan pengujian mutu obat secara acak terhadap salah satu batch. Penilaian juga dapat dilakukan misalnya pada tahap pengepakan, untuk melihat apakah proses ini dilakukan sesuai prosedur standard yang disepakati.

Meskipun idealnya penilaian jaminan mutu obat harus dilakukan terhadap seluruh proses, tetapi dapat juga didasarkan pada proses mana yang paling memberi risiko terbesar bagi obat yang dinilai. Sebagai contoh, beberapa jenis obat cenderung mudah berubah secara fisik jika disimpan pada tempat dengan kelembaban tinggi. Maka penilaian mutu untuk obat tersebut bisa saja secara random dilakukan di tempat penyimpanannya. Berikut adalah proses yang perlu diperhatikan pada saat melakukan penilaian terhadap mutu obat:

Tahap produksi (manufaktur), meliputi:

1.       pengelolaan bahan baku (penerimaan, penyimpanan, dan monitoring)

2.       pemeliharaan alat produksi (sterilitas dan perawatan)

3.       proses manufaktur

4.       proses formulasi obat

Tahap pasca produksi:

1.       proses pengemasan

2.       proses pengepakan

3.       proses pengiriman

4.       proses penyimpanan sementara di gudang pelabuhan

5.       proses transportasi ke gudang

Tahap pengelolaan di Apotek

1.       proses penerimaan dan pencatatan

2.       proses penempatan obat secara administratif dan teknis

3.       proses penyimpanan di gudang

4.       proses pendistribusian

Tahap penggunaan:

1.       proses penyimpanan

2.       proses penyediaan obat untuk pasien

3.       proses dispensing

            Mutu obat yang disimpan dapat mengalami perubahan baik karena faktor fisik maupun kimiawi. Perubahan mutu obat dapat diamati secara visual.

            Tanda-tanda perubahan mutu obat adalah sebagai berikut:

            (1)  Tablet              

·        terjadinya perubahan warna, bau atau rasa.

·        kerusakan berupa noda, berbintik-bintik, lubang, sumbing, pecah, retak dan atau terdapat benda asing, jadi bubuk dan lembab

·        kaleng atau botol rusak, sehingga dapat mempengaruhi mutu obat

(2)  Kapsul       

·        perubahan warna isi kapsul.

·        kapsul terbuka, kosong, rusak atau melekat satu dengan lainnya

            (3)  Tablet salut  

·        pecah – pecah.

·        basah dan lengket satu dengan yang lainnya

·        kaleng atau botol rusak sehingga menimbulkan kelainan fisik.

                  (4)  Cairan        

·        menjadi keruh atau timbul endapan.

·        konsistensi berubah

·        warna atau rasa berubah.

·        botol-botol plastik rusak atau bocor.

            (5)  Salep       

·        warna berubah

·        pot rusak atau bocor.

            (6)  Injeksi       

·        kebocoran wadah (vial, ampul)

·        terdapat partikel asing pada serbuk injeksi

·        larutan yang seharusnya kering tampak keruh atau ada endapan.

·        warna larutan berubah.

                  Tindak lanjut terhadap obat yang terbukti rusak adalah :

·        Dikumpulkan dan disimpan terpisah

·        Dikembalikan/diklaim sesuai aturan yang berlaku

·        Dihapuskan sesuai aturan yang berlaku

D.   PENGGUNAAN

      Penggunaan obat merupakan salah satu mata rantai yang tidak dapat dipisahkan dari kegiatan pengelolaan obat yang lain, yaitu seleksi, pengadaan dan distribusi obat. Aspek penggunaan obat di Apotek diletakkan dalam konteks dukungan terhadap kerasionalan peresepan, yang meliputi hal-hal sebagai berikut :

a.       Pengendalian kecukupan suplai

b.      Jaminan mutu obat

c.       Evaluasi konsumsi obat terhadap pola morbiditas

d.      Pemberian informasi tentang obat

1.       Penggunaan obat yang rasional

Ketepatan penggunaan obat perlu didukung antara lain dengan tersedianya obat yang tepat jenis dan jumlah serta dengan mutu yang baik.

Penggunaan obat dikatakan rasional jika obat yang diberikan memenuhi kriteria di bawah ini :

a.     Diagnosa yang ditegakkan sesuai standar terapi yang ditetapkan

b.     Tersedia pada saat dibutuhkan

c.     Diberikan dengan dosis yang tepat

d.     Cara pemberian dengan interval waktu pemberian yang tepat

e.     Lama pemberian tepat

f.       Harus efektif, aman dan mutu terjamin

Dari keenam kriteria tersebut, maka kriteria ketersediaan obat (butir b) dan jaminan mutu (butir f) merupakan kontribusi eksklusif dari aspek pengelolaan obat yang akan mendukung aspek medik dari pemberian obat oleh penulis resep (butir a,c, d dan e)

2.       Faktor yang mempengaruhi terjadinya penggunaan obat yang tidak rasional

Secara umum faktor-faktor yang mempengaruhi terjadinya penggunaan obat yang tidak rasional antara lain adalah :

a)       Pemberian pengobatan belum didasarkan pada pedoman terapi.

b)      Kurangnya sarana penunjang untuk membantu menegakkan diagnosa yang tepat.

c)       Informasi yang sering “bias” yang dilakukan oleh industri farmasi akan berakibat adanya peresepan obat-obat yang tidak tepat dan tidak sesuai dengan kebutuhan pengobatan yang diperlukan.

d)      Adanya tekanan dari pasien dalam bentuk permintaan untuk meresepkan obat-obat berdasarkan pilihan pasien sendiri.

Sumber : https://dongengusang.wordpress.com/2012/04/21/manajemen-gudang-obat/