Gudang Farmasi Rumah sakit

PENYIMPANAN

Penyimpanan berarti mengelola barang yang ada dalam persediaan, dengan maksud selalu dapat menjamin ketersediaannya bila sewaktu-waktu dibutuhkan pasien, terjadi stock out atau over stock, tempat penyimpanan yakni gudang farmasi.

Tujuan penyimpanan :

·      Memelihara mutu barang dan menjaga kelangsungan persediaan (selalu ada stock)

·      Menjamin keamanan dari kecurian dan kebakaran

·      Memudahkan dalam pencarian dan pengawaasan persediaan barang kadaluarsa.

·      Menjamin pelayanan yang cepat dan tepat.

Fungsi gudang farmasi adalah :

-     Menjamin pelayanan yang cepat dan tepat. Menerima, menyimpan, memelihara, dan mendistribusikan perbekalan farmasi.

-     Menyiapkan penyusunan rencana, pencatatan pelaporan mengenai persediaan dan penggunaan perbekalan farmasi.

-     Mengamati mutu dan khasiat obat yang disimpan.

GUDANG

PENGELOLA GUDANG

Dilaksanakan oleh tenaga yang kompeten, terdidik, mempunyai ijin untuk menangani yakni farmasis.

Guna mempermudah pengawasan maka unit perbekalan farmasi harus dibawah pengelolaan farmasis untuk menjamin persediaan selalu tetap memenuhi persyaratan kefarmasian.

KEGIATAN DI GUDANG

1.   Pemeriksaan obat/alkes /aldok yang baru datang.

2.   Penerimaan obat (perbekalan farmasi)

3.   Pengaturan

4.   Penyimpanan

5.   Pengeluaran

6.   Transportasi

7.   Administrasi

8.   Pelaporan

9.   Persyaratan ruang penyimpanan perbekalan farmasi :

·      Accessibility, ruang penyimpanan harus mudah dan cepat diakses

·      Utilities, ruang penyimpanan harus memiliki sumber listrik, air, AC, dan fasilitas lain.

·      Communication, ruangan penyimpanan itu harus memiliki alat komunikasi.

·      Drainage, ruangan penyimpanan harus berada di lingkungan baik dengan sistem pengairan yang baik pula.

·      Size, ruang penyimpanan harus memiliki ukuran yang cukup untuk menampung barang yang ada.

·      Security, ruang penyimpanan aman dari resiko pencurian dan penyalahgunaan serta hewan pengganggu.

10.  Jenis perbekalan farmasi yang disimpan di gudang :

11.  Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan :

-     Penyimpanan < 25°C (sejuk) : disimpan dalam ruangan ber-AC

-     Penyimpanan dingin disimpan dalam lemari pendingin (2-8°C).

-     Penyimpanan 0°C disimpan dalam freezer.

-     Narkotika disimpan dalam lemari narkotika yang mempunyai aturan sesuai dengan ketentuan.

-     Barang mudah terbakar disimpan dalam gudang tahan api yang dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran.

12.  Metode penyimpanan perbekalan farmasi di Instalasi Farmasi Rumah Sakit :

§  Berdasarkan bentuk sediaan, penyimpanan sediaan padat (tablet), sediaan cair (sirup), serta alat-alat kesehatan harus dipisahkan,sesuai sifat fisika kimianya ( ikuti petunjuk yg tertera pada kemasan )

§  Vaksin ?B3?Citostatika ?Reagensia?bahan radiologi ? Injeksi ? Infus ?

§  Menurut abjad atau alfabetis

§  Menurut farmakoterapi

§  Sistem First in first out (FIFO)/ First expire first out (FEFO) atau kombinasi keduanya. Untuk sistem FIFO, penyimpanan berdasarkan pada obat yang pertama kali masuk, sedangkan sistem FEFO berdasarkan pada obat yang punya expire date terdekat.

MANUAL UNTUK GUDANG

·         Tetapkan kebijakan utama

·         Organisasi gudang & garis tugas wewenang tanggung jawab

·         Job descriptions setiap orang yang bertugas di gudang, sesuai jenjangnya.

·         Sistem informasi logistik :

·         Flow chart : barang; surat/dokumen

·         Form-form operasional : invoice; laporan penerimaan barang; permintaan; kartu rekaman stock; blangko expedisi barang

·         Prosedur akuntansi

·         Prosedur sistem kontrol inventaris

·         Administrasi gudang : budget operasional; prosedur pemeliharaan

·         Prosedur khusus : KLB, dll.

PENYIMPANAN B3

(BAHAN BERBAHAYA DAN BERACUN)

Bahan mudah terbakar, meledak, korosif, karsinogenik. Penyimpanan B3 disertai MSDS (Material Safety Data Sheet).

Contoh MSDS :

Disimpan di tempat yang aman, terhindar dari benturan fisik, ruangan penyimpanan kering, sejuk, berventilasi cukup, jauh dari tempat berpotensi kebakaran, bebas rokok.

WADAH :

Diberi tanda peringatan : “JAUHKAN DARI PANAS, PERCIKAN DAN SEMBURAN API, TIDAK BOLEH DIHIRUP, HINDARI KONTAK DENGAN MATA, KULIT, DAN PAKAIAN, WADAH HARUS TERTUTUP RAPAT, GUNAKAN DALAM KEADAAN VENTILASI CUKUP, CUCI TANGAN SETELAH MENGGUNAKAN ALKOHOL.”

Distribusi

1.    Selama distribusi wadah harus tertutup rapat

2.    Jauhkan dari bahaya api dan benturan

3.    Selama mendistribusikan alkohol, petugas tidak boleh merokok

Penggunaan :

a.    Bila akan digunakan sebagai bahan desinfektan, alcohol harus diencerkan sampai 70%

b.    Petugas yang mengencerkan alcohol dan menggunakan alcohol sebagai pelarut harus memakai pelindung diri yaitu : sarung tangan karet, masker, jas lab, kacamata pelindung atau pelindung muka dan harus berada di dekat fasilitas air mengalir.

c.    Penggunaan oleh medis/paramedis sesuai dengan protap yang berlaku.

d.    Penanggulangan kontaminasi

e.    Bila terhirup, segera pindahkan penderita ke udara segar. Jika tidak bernafas berikan nafas buatan. Jika kesulitan bernafas berikan oksigen kemudian bawa ke ruang gawat darurat.

f.     Bila tertelan, dirangsang untuk muntah oleh petugas medis. Jangan memberikan apapun melalui mulut kepada orang yang tidak sadar.

g.    Bila terkena kulit, buka segera pakaian yang terkontaminasi. Cuci kulit dengan sabun atau deterjen yang lembut dan air mengalir paling tidak selama 15 menit. Periksakanlah ke dokter bila terdapat luka iritasi yang bertambah parah.

h.    Bila terkena mata, segera basuh dengan air mengalir paling tidak selama 15 menit, sambil dibuka kelopak mata atas dan bawah. Bawa ke ruang gawat darurat

SISTEM ADMINISTRASI GUDANG

- Buku harian penerimaan

- Buku harian pengeluaran

- Kartu persediaan

- Kartu barang

- Surat perintah mengeluarkan barang,

- Surat bukti barang keluar,

- Surat kiriman barang

- Daftar isi kemasan/packing list

- Berita acara penerimaan barang,

- Palaporan: Laporan mutasi, laporan tahunan,

- Laporan stock opname

- Pencatatan obat ED/rusak

- Berita acara pemusnahan obat.

PROBLEM-PROBLEM GUDANG

 Kurang teliti dalam memeriksa obat

 Penempatan yang tidak sesuai dengan protap

 Packing yang hampir sama

 Tidak disiplin melakukan pencatatan

 Tidak disiplin melakukan mutasi barang

 AC mati

 Stock obat dengan pencatatan tidak sama dll.

 Indikator Mutu Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi.

1.    Prosentase ketidaksesuaian barang antara di gudang dengan pencatatan :

Sample counting. Sampel counting dilakukan dengan cara mencocokkan jumlah barang yang ada di gudang dengan yang tercantum di kartu stok, serta yang tertera dalam komputer. Pengamatan dilakukan dalam waktu yang sama.

2.    TOR (Turn Over Ratio)

Beberapa kali perputaran yaitu modal dalam satu tahun. Semakin tinggi nilai TOR semakin efisien persediaan obat.

Rumus :

TOR = Harga pokok pembelian dibagi rata-rata persediaan

HPP = Stok awal + pembelian – stok akhir.

3.    Prosentase stock akhir

4.    Stock mati

Death stock (stok mati) menunjukkan item persediaan barang di gudang yang tidak mengalami transaksi dalam waktu minimal 3 bulan.

5.    Prosentase Barang yang akan ED

Pemeriksaan obat yang akan expire date atau kadaluarsa harus dilakukan dengan teliti dengan tujuan untuk mengetahui tingkat keamanan penggunaannya dan kepastian jumlah fisik obat yang masa aman penggunaannya hampir atau sudah berakhir di dalam sistem penyimpanan yaitu gudang farmasi.

6.    Prosentase stock berlebih

7.    Kesesuaian sistem distribusi obat FIFO, FEFO

Sumber : http://afrizaljulia.blogspot.com/2014/11/gudang-farmasi-rumah-sakit.html