BAB III Pengelolaan Obat, AHP & Sediaan Farmasi Lainnya Profil GFK

BAB III

PENGELOLAAN OBAT, AHP & SEDIAAN FARMASI LAINNYA

3.1     PERENCANAAN

Perencanaan kebutuhan obat, AHP dan sediaan farmasi lainnya adalah salah satu fungsi yang menentukan dalam proses pengadaan obat, AHP dan sediaan farmasi lainnya.

Tujuan perencanaan kebutuhan obat, AHP dan sediaan farmasi lainnya adalah untuk menetapkan jenis dan jumlah obat sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan dasar termasuk program kesehatan yang telah ditetapkan. Proses perencanaan kebutuhan obat, AHP dan sediaan farmasi lainnya diawali dari data yang disampaikan Puskesmas (LPLPO) ke Instalasi Farmasi Kabupaten yang selanjutnya dikompilasi menjadi rencana kebutuhan obat, AHP dan sediaan farmasi lainnya di Kabupaten yang dilengkapi dengan teknik-teknik perhitungannya. Selanjutnya dalam perencanaan kebutuhan buffer stok Pusat maupun Provinsi dengan menyesuaikan terhadap kebutuhan obat, AHP dan sediaan farmasi lainnya di Kabupaten dan tetap mengacu kepada DOEN.

Berbagai kegiatan yang dilakukan dalam perencanaan kebutuhan obat adalah:

a.       Tahap Pemilihan

Fungsi seleksi / pemilihan obat, AHP dan sediaan farmasi lainnya adalah untuk menentukan apakah obat, AHP dan sediaan farmasi lainnya benar-benar diperlukan sesuai dengan jumlah penduduk dan pola penyakit di daerah, untuk mendapatkan pengadaan obat yang baik, sebaiknya diawali dengan dasar-dasar seleksi kebutuhan obat yaitu meliputi :

a.   Obat, AHP dan sediaan farmasi lainnya yang dipilih harus memiliki ijin edar dari Pemerintah RI.

b.   Obat dipilih berdasarkan seleksi ilmiah, medik dan statistic yang memberikan efek terapi jauh lebih baik dibandingkan resiko efek samping yang akan ditimbulkan.

c.   Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin dengan cara menghindari duplikasi dan kesamaan jenis.

d.   Jika ada obat baru harus ada bukti yang spesifik untuk efek terapi yang lebih baik.

e.   Hindari penggunaan obat kombinasi, kecuali jika obat kombinasi mempunyai efek yang lebih baik dibanding obat tunggal.

f.    Apabila jenis obat banyak, maka kita memilih berdasarkan obat pilihan (drug of choice) dari penyakit yang prevalensinya tinggi.

b.       Tahap Kompilasi Pemakaian Obat

Kompilasi pemakaian obat berfungsi untuk mengetahui pemakaian bulanan masing-masing jenis obat di unit pelayanan kesehatan / Puskesmas selama setahun dan sebagai data pembanding bagi stok optimum.

Informasi yang didapat dari kompilasi pemakaian obat adalah :

a.   Jumlah pemakaian tiap jenis obat pada masing-masing unit pelayanan kesehatan / Puskesmas.

b.   Persentase pemakaian tiap jenis obat terhadap total pemakaian setahun seluruh unit pelayanan kesehatan/Puskesmas.

c.   Pemakaian rata-rata untuk setiap jenis obat untuk tingkat Kabupaten

c.       Tahap Perhitungan Kebutuhan Obat.

Menentukan kebutuhan obat merupakan tantangan yang berat yang harus dihadapi oleh tenaga farmasi yang bekerja di UPT Gudang Farmasi Kabupaten maupun unit Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD). Masalah kekosongan obat atau kelebihan obat dapat terjadi apabila informasi semata-mata hanya berdasarkan informasi yang teoritis kebutuhan pengobatan. Dengan koordinasi dan proses perencanaan untuk  pengadaan obat secara terpadu serta melalui tahapan seperti diatas, maka diharapkan obat yang direncanakan dapat tepat jenis dan tepat jumlah serta tepat waktu dan tersedia pada saat dibutuhkan.

Adapun pendekatan perencanaan kebutuhan dapat dilakukan melalui beberapa metoda :

a.       Metoda Konsumsi

Didasarkan atas analisa data konsumsi obat tahun sebelumnya, dimana untuk menghitung jumlah obat yang dibutuhkan berdasarkan metoda konsumsi perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1)   Pengumpulan dan pengolahan data

2)   Analisa data untuk informasi dan evaluasi.

3)   Perhitungan perkiraan kebutuhan obat.

4)   Penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi Dana

b.       Metoda Morbiditas

Metoda morbiditas adalah perhitungan kebutuhan obat berdasarkan pola penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan dan waktu tunggu (lead time).

Langkah-langkah dalam metoda ini adalah :

1)   Menentukan jumlah penduduk yang akan dilayani.

2)   Menentukan jumlah kunjungan kasus berdasarkan frekwensi penyakit.

3)   Menyediakan standar/ pedoman pengobatan yang digunakan.

4)   Menghitung perkiraan kebutuhan obat.

5)   Penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia.

3.2     PENYIMPANAN

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan obat-obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat.

Tujuan penyimpanan obat-obatan adalah untuk :

􀂃   Memelihara mutu obat

􀂃   Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung - jawab

􀂃   Menjaga kelangsungan persediaan

􀂃   Memudahkan pencarian dan pengawasan

Kegiatan penyimpanan obat meliputi :

a.   Pengaturan tata ruang

b.   Penyusunan stok obat

c.   Pencatatan stok obat

d.   Pengamatan mutu obat

Pengaturan Tata Ruang

Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian dan pengawasan obat-obatan, maka diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik.

Penyusunan Stok Obat

Obat disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis, dengan prinsip FEFO dan FIFO.

Pencatatan Stok Obat

Mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kadaluwarsa) segera dicatat pada kartu stok obat baik manual maupun elektrik (soft copy)

Pengamatan mutu obat

Mutu obat yang disimpan di gudang dapat mengalami perubahan baik karena faktor fisik maupun kimiawi. Perubahan mutu obat dapat diamati secara visual dan jika dari pengamatan visual diduga ada kerusakan yang tidak dapat ditetapkan dengan cara organoleptik, harus dilakukan sampling untuk pengujian laboratorium.

Tanda-tanda perubahan mutu obat

1. Tablet.

•   Terjadinya perubahan warna, bau atau rasa

•   Kerusakan berupa noda, berbintik-bintik, lubang, sumbing, pecah, retak dan atau terdapat benda asing, jadi bubuk dan lembab

•   Kaleng atau botol rusak, sehingga dapat mempengaruhi mutu obat

2. Kapsul.

•   Perubahan warna isi kapsul

•   Kapsul terbuka, kosong, rusak atau melekat satu dengan lainnya

3. Tablet salut.

•   Pecah-pecah, terjadi perubahan warna

•   Basah dan lengket satu dengan yang lainnya

•   Kaleng atau botol rusak sehingga menimbulkan kelainan fisik

4. Cairan.

•   Menjadi keruh atau timbul endapan

•   Konsistensi berubah

•   Warna atau rasa berubah

•   Botol-botol plastik rusak atau bocor

5. Salep.

•   Warna berubah

•   Konsistensi berubah

•   Pot atau tube rusak atau bocor

•   Bau berubah

6. Injeksi.

•   Kebocoran wadah (vial, ampul)

•   Terdapat partikel asing pada serbuk injeksi

•   Larutan yang seharusnya jernih tampak keruh atau ada endapan

•   Warna larutan berubah

Tindak lanjut terhadap obat yang terbukti rusak adalah :

• Dikumpulkan dan disimpan terpisah

• Dikembalikan / diklaim sesuai aturan yang berlaku

• Dihapuskan sesuai aturan yang berlaku

3.3     DISTRIBUSI

Distribusi adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran dan pengiriman obat-obatan yang bermutu, terjamin keabsahan serta tepat jenis dan jumlah dari gudang obat secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan unit-unit pelayanan kesehatan.

Tujuan distribusi

1.   Terlaksananya distrubusi obat secara merata dan teratur sehingga dapat diperoleh pada saat dibutuhkan.

2.   Terjaminnya kecukupan persediaan obat di unit pelayanan kesehatan.

Kegiatan Distribusi

Kegiatan distribusi obat di Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota terdiri dari :

1.   Kegiatan distribusi rutin yang mencakup distribusi untuk kebutuhan pelayanan umum di unit pelayanan kesehatan

2. Kegiatan distribusi khusus yang mencakup distribusi obat program dan obat pelayanan kesehatan dasar (PKD) di luar jadwal distribusi rutin.

Kegiatan Distribusi Rutin

a.       Perencanaan Distribusi.

UPT Gudang Farmasi Kabupaten merencanakan dan melaksanakan pendistribusian obat-obatan ke unit pelayanan kesehatan di wilayah kerjanya.

Untuk itu dilakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

1)       Perumusan stok optimum

Perumusan stok optimum persediaan dilakukan dengan mem-perhitungkan siklus distribusi rata-rata pemakaian, waktu tunggu serta ketentuan mengenai stok pengaman.

Rencana distribusi obat ke setiap unit pelayanan kesehatan termasuk rencana tingkat ketersediaan, didasarkan kepada besarnya stok optimum setiap jenis obat di setiap unit pelayanan kesehatan.

Stok optimum = Stok kerja + Stok pengaman

Stok Kerja : Rata-rata pemakaian obat dalam satu periode tertentu

Stok Pengaman : stok yang dipersiapkan untuk mengantisipasi kenaikan kunjungan, kejadian luar biasa, adanya waktu tunggu dan waktu kekosongan

Pada akhir periode distribusi akan diperoleh persediaan sebesar stok pengaman di setiap unit pelayanan kesehatan.

Rencana tingkat ketersediaan di UPT Gudang Farmasi Kabupaten tiap akhir periode juga dapat ditetapkan.

Tujuan dari penetapan rencana ketersediaan pada akhir atau awal rencana distribusi adalah untuk memastikan bahwa persediaan obat di UPT Gudang Farmasi Kabupaten cukup untuk melayani kebutuhan obat selama periode distribusi tersebut. Posisi persediaan yang direncanakan tersebut diharapkan dapat mengatasi setiap penyimpangan keterlambatan pelaksanaan permintaan obat oleh unit pelayanan kesehatan atau pengiriman obat oleh UPT Gudang Farmasi Kabupaten.

2)       Penetapan frekuwensi pengiriman obat dan perbekalan kesehatan ke unit pelayanan kesehatan

Frekuensi pengiriman obat dan perbekalan kesehatan ke unit pelayanan kesehatan di daerah perbatasan ditetapkan dengan memperhatikan :

a) Anggaran yang tersedia

b) Jarak UPK dari Instalasi Farmasi Kab/ Kota serta letak geografis

c) Fasilitas gudang UPK

d) Sarana yang ada di Instalasi Faramsi Kab/ Kota

e) Jumlah tenaga di Instalasi Farmasi Kab/ Kota

f) Kondisi musim

3)       Penyusunan Pola Distribusi.

Agar alokasi biaya distribusi dapat dipergunakan secara efektif dan efisien maka Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota perlu membuat peta lokasi dari unit-unit pelayanan kesehatan di wilayah kerjanya. Jarak (km) dan waktu tempuh (jam) antara Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota dengan setiap unit pelayanan kesehatan dicantumkan pada peta lokasi serta sarana distribusi yang digunakan.

Dengan mempertimbangkan jarak, biaya transportasi atau kemudahan fasilitas yang tersedia dan juga kondisi musim, dapat ditetapkan pola distribusi di daerah perbatasan terpencil.

Disamping itu dilakukan pula upaya untuk memanfaatkan kegiatan - kegiatan tertentu yang dapat membantu pengangkutan obat ke unit pelayanan kesehatan, misalnya kunjungan rutin petugas Kabupaten/ Kota ke unit pelayanan kesehatan, pertemuan dokter Puskesmas yang diselenggarakan di Kabupaten/Kota dan sebagainya.

Atas dasar ini dapat ditetapkan jadwal pengiriman untuk setiap UPK yang ada di daerah perbatasan dan terpencil disesuaikan dengan anggaran yang tersedia dan lokasi unit

pelayanan kesehatan.

Kegiatan Distribusi Khusus

Kegiatan distribusi khusus di Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota dilakukan sebagai berikut :

a.   Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota menyusun rencana distribusi obat untuk masing-masing program sesuai dengan rencana pelaksanaan kegiatan program yang diterima dari Dinas Kesehatan Provinsi atau Kabupaten/Kota. Instalasi di Kabupaten/Kota bekerjasama dengan penanggung jawab program mengusahakan pendistribusian obat sebelum pelaksanaan kegiatan masing-masing program.

b.   Distribusi obat program kepada Puskesmas dilakukan atas permintaan penanggung jawab program yang diketahui oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.

c.   Untuk pelaksanaan program penanggulangan penyakit tertentu seperti malaria, frambusia dan penyakit kelamin, bilamana obatnya diminta langsung oleh petugas program kepada Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota tanpa melalui Puskesmas, maka petugas yang bersangkutan harus membuat laporan permintaan dan pemakaian obat yang diketahui oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.

d.   Obat program yang diberikan langsung oleh petugas program kepada penderita di lokasi sasaran, diperoleh/diminta dari Puskesmas yang membawahi lokasi sasaran. Setelah selesai pelaksanaan pemberian obat, bilamana ada sisa obat harus dikembalikan ke Puskesmas yang bersangkutan. Khusus untuk program diare diusahakan ada sejumlah persediaan obat di Posyandu yang pengadaannya diatur oleh Puskesmas.

Tata Cara distribusi Obat

1. UPT Gudang Farmasi Kabupaten melaksanakan distribusi obat ke Puskesmas di wilayah kerjanya sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit pelayanan kesehatan.

2. Puskesmas Induk mendistribusikan kebutuhan obat-obatan untuk Puskesmas Pembantu, Puskesmas Keliling dan Unit Pelayanan Kesehatan lainnya yang ada di wilayah binaannya.

3.   Distribusi obat-obatan dapat pula dilaksanakan langsung dari UPT Gudang Farmasi Kabupaten ke Puskesmas Pembantu sesuai dengan situasi dan kondisi wilayah atas persetujuan Kepala Puskesmas yang membawahinya.

4.   Tata cara distribusi obat ke UPK dapat dilakukan dengan cara dikirim oleh UPT Gudang Farmasi Kabupaten

5.   Obat yang akan dikirim ke Puskesmas harus disertai dengan LPLPO atau SBBK.

Sebelum dilakukan pengepakan atas obat-obatan yang akan

dikirim, maka perlu dilakukan pemeriksaan terhadap :

- jenis dan jumlah obat

- kualitas / kondisi obat

- isi kemasan dan kekuatan sediaan

- kelengkapan dan kebenaran dokumen pengiriman obat

- No. Batch

- Tgl Kadaluwarsa

- Nama Pabrik

6.   Tiap pengeluaran obat dari Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota harus segera dicatat pada kartu stok obat dan kartu stok induk obat serta Buku Harian Pengeluaran Obat.

b. Pencatatan Pendistribusian Obat

    Pencatatan Harian Penerimaan Obat

Obat yang telah diterima harus segera dicatat pada buku harian penerimaan obat.

Fungsi :

a. Sebagai lembar kerja bagi pencatatan penerimaan obat

b. Sebagai sumber data dalam melakukan kegiatan distribusi ke unit pelayanan

c. Sebagai sumber data untuk mengitung persentase realisasi kontrak pengadaan obat.

Pencatatan Harian Pengeluaran Obat

Obat-obatan yang telah dikeluarkan harus segera dicatat dan dibukukan pada Buku Harian Pengeluaran Obat mengenai data obat dan dokumen obat tersebut.

Fungsi :

Sebagai dokumen yang memuat semua catatan pengeluaran, baik mengenai data obatnya maupun dokumen yang menyertai pengeluaran obat tersebut.

3.4     LAPORAN PEMAKAIAN DAN LEMBAR PERMINTAAN OBAT (LPLPO)

a.   Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat disampaikan oleh Puskesmas/ UPK ke UPT Gudang Farmasi Kabupaten. Petugas Pencatatan dan Evaluasi melakukan evaluasi dan pengecekan sesuai dengan rencana distribusi dari UPT Gudang Farmasi Kabupaten lalu dikirimkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten untuk mendapatkan persetujuan dari Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten. Formulir yang digunakan sebagai dokumen bukti mutasi obat adalah formulir LPLPO atau disebut juga formulir Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat. Formulir ini dipakai untuk permintaan dan pengeluaran obat.

b.   Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat dibuat rangkap 3 (tiga) :

• Asli untuk Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota

• Tindasan 1 untuk arsip instansi penerima (Puskesmas)

• Tindasan 2 dikirim untuk Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota

Kegunaan LPLPO sebagai :

1)   Bukti pengeluaran obat di UPT Gudang Farmasi Kabupaten

2)   Bukti penerimaan obat di Puskesmas

3) Surat permintaan/pesanan obat dari Puskesmas kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota cq. UPT Gudang Farmasi Kabupaten

4)   Sebagai bukti penggunaan obat di Puskesmas.

3.5     PENCATATAN DAN PELAPORAN

PENGERTIAN

Pencatatan dan pelaporan data obat di UPT Gudang Farmasi Kabupaten merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka pengelolaan obat secara tertib baik obat yang diterima, disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan di unit pelayanan kesehatan seperti Puskesmas.

Tujuan pencatatan dan pelaporan

Tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran/ penggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat.

Kegiatan Pencatatan dan Pelaporan

Kegiatan pencatatan dan pelaporan meliputi :

Pencatatan dan pengelolaan data untuk mendukung perencanaan pengadaan obat

Laporan Pengelolaan Obat

Sebagai unit kerja yang secara fungsional berada di bawah dan langsung bertanggung jawab kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten, maka Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota memiliki kewajiban untuk melaporkan kegiatan pengelolaan obat yang dilaksanakan .

Laporan yang perlu disusun UPT Gudang Farmasi Kabupaten terdiri dari :

1. Laporan mutasi obat

2. Laporan kegiatan distribusi

3. Laporan pencacahan persediaan akhir tahun anggaran

4. Laporan tahunan / profil pengelolaan obat di Kabupaten/Kota.

F. PENGHAPUSAN SEDIAAN FARMASI

PENGERTIAN

Penghapusan adalah rangkaian kegiatan pemusnahan sediaan farmasi dalam rangka pembebasan barang milik/kekayaan negara dari tanggung jawab berdasarkan peraturan perundangan-undangan yang berlaku

Tujuan penghapusan sediaan farmasi adalah sebagai berikut :

1.   Penghapusan merupakan bentuk pertanggung jawaban petugas terhadap sediaan farmasi/ obat-obatan yang diurusinya, yang sudah ditetapkan untuk dihapuskan/ dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

2.   Menghindarkan pembiayaan (biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan dan lain-lain) atau barang yang sudah tidak layak untuk dipelihara

3.   Menjaga keselamatan dan terhindar dari pengotoran Lingkungan

Kegiatan Penghapusan Sediaan Farmasi

a.   Membuat daftar sediaan farmasi/ obat-obatan yang akan dihapuskan beserta alasan-alasannya

b.   Pisahkan sediaan farmasi/ obat-obatan yang kadaluwarsa/rusak pada tempat tertentu sampai pelaksanaan pemusnahan

c.   Pisahkan narkotika dan psykotropika dari obat lainnya

d.   Melaporkan kepada atasan mengenai sediaan farmasi/ obat-obatan yang akan dihapuskan

e.   Membentuk panitia pemeriksaan sediaan farmasi/ obat-obatan melalui Surat Keputusan Bupati/Walikota

f.    Membuat Berita Acara Hasil Pemeriksaan sediaan farmasi/obat-obatan oleh Panitia Pemeriksaan dan Penghapusan sediaan farmasi/ obat-obatan

g.   Melaporkan hasil pemeriksaan kepada yang berwenang/pemilik obat

h.   Melaksanakan penghapusan setelah ada keputusan dari yang berwenang