Mengenal Proses Pengadaan Obat di Apotek

Kepmenkes RI No. 1027 tahun 2004 menyebutkan bahwa untuk menjamin kualitas pelayanan kefarmasian, pengadaan sediaan farmasi harus dilakukan melalui jalur resmi. Pengadaan di apotek dapat dilakukan dengan beberapa cara, di antaranya :

1)   Pengadaan dalam jumlah terbatas

Pengadaan dilakukan sesuai dengan kebutuhan dalam jangka pendek, misalnya satu atau dua minggu. Pengadaan ini dilakukan apabila modal yang tersedia terbatas dan distributor atau Pedagang Besar Farmasi (PBF) berada di dalam kota, sehingga selalu siap melayani dan barang dapat segera dikirim.

2)   Pengadaan secara spekulasi

Pengadaan ini dilakukan dalam jumlah yang lebih besar dari kebutuhan. Untuk mengantisipasi akan adanya kenaikan harga dalam waktu dekat atau karena ada diskon atau bonus untuk pembelian besar dalam jumlah tertentu.

3)   Pengadaan terencana

Cara pengadaan ini berkaitan dengan pengendalian persediaan barang yang dilakukan dengan cara membandingkan jumlah pengadaan dengan penjualan tiap kurun waktu.

4)   Pengadaan secara intuisi

Cara ini dilakukan pada sediaan farmasi yang diperkirakan akan mengalami peningkatan permintaan dalam kurun waktu tertentu, misalnya karena adanya pengaruh wabah penyakit seperti demam berdarah.

5)   Konsinyasi

Pengadaan dengan cara konsinyasi yaitu pemilik barang menitipkan barang kepada apotek. Apotek hanya membayar barang yang terjual, sedangkan sisanya dapat dikembalikan atau diperpanjang masa konsinyasinya. Cara seperti ini biasanya dilakukan pada produk baru. 

Berdasarkan cara pembayaran yang dilakukan, maka pengadaan barang dapat dikelompokkan menjadi :

a)    Pengadaan secara tunai (cash on delivery) pembayaran dilakukan secara langsung.

b)    Pengadaan secara kredit, pembayaran dilakukan setelah faktur jatuh tempo.

Hal yang harus diperhatikan dalam hal pengadaan sediaan farmasi, antara lain :

a)   Berasal dari sumber yang resmi.

b)   Berdasarkan buku defekta (keterangan persediaan sediaan farmasi yang habis atau menipis)

c)    Rencana anggaran belanja.

d)    Pemilihan PBF yang sesuai.

e) Untuk pemilihan PBF, beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu Diskon yang ditawarkan,  Bonus pembelian, Jangka waktu pembayaran,  Pelayanan yang baik, benar dan cepat,  Kemudahan pengembalian sediaan farmasi yang mendekati kadaluwarsa dan Terjamin kualitas produknya.

Proses pengadaan barang untuk keperluan apotek dilakukan melalui beberapa tahapan, yaitu :

a)  Pengecekan barang

     Dari buku defekta, dapat diketahui sediaan farmasi yang habis atau menipis. Apabila persediaan di ruang racikan telah habis, dapat diambil dari gudang, dan apabila persediaan di gudang juga sudah habis, baru dilakukan pemesanan.

b)  Pemesanan

    Pemesanan sediaan farmasi dilakukan berdasarkan buku defecta. Pemesanan ke PBF biasanya dilakukan melalui salesman dengan membuat Surat Pesanan (SP). SP memuat nama dan jumlah sediaan farmasi yang dipesan, ditandatangani oleh APA. Dibuat rangkap tiga dengan perincian lembar ke-1 dan ke-2 untuk PBF, dan lembar ketiga untuk apotek sebagai arsip pada bagian pengadaan. Apabila APA adalah sekaligus PSA maka dapat digunakan satu rangkap SP. Setelah SP diterima oleh PBF, barang akan dikirim ke apotek.

c)   Penerimaan barang

     Setiap pengiriman sediaan farmasi yang dipesan, disertai faktur rangkap empat (2 lembar untuk PBF, 1 lembar untuk penagihan dan 1 lembar untuk apotek) dan SP yang ditandatangani oleh APA. Barang yang datang dicocokkan dengan SP, bila sesuai akan ditandatangani oleh APA atau AA disertai dengan nomor Surat Ijin Kerja dan diberi stempel apotek sebagai bukti sediaan farmasi telah diterima dan bila tidak sesuai segera dikembalikan ke PBF pengirim. Untuk obat dengan tanggal kadaluwarsa dibuat perjanjian pengembalian obat ke PBF yang bersangkutan dengan batas waktu sesuai perjanjian.

d)   Pencatatan

Faktur dari PBF disalin dalam buku penerimaan, ditulis nama PBF, nama sediaan farmasi, jumlah, harga satuan, potongan harga, nomor batch dan tanggal kadaluwarsa. Setiap hari dilakukan pencatatan penerimaan sehingga dapat diketahui berapa banyak hutang setiap harinya. Berdasarkan catatan ini harus diwaspadai agar jumlah pengadaan tiap bulan tidak melebihi anggaran yang telah ditetapkan, kecuali bila ada kemungkinan terjadi kenaikan harga (spekulasi dengan membeli obat-obat fast moving). Faktur diserahkan ke bagian administrasi untuk diperiksa sekali lagi, lalu dibendel dalam map tunggu sampai jatah waktu inkaso atau pembayaran.

e)   Pembayaran

Faktur yang sudah jatuh tempo dikumpulkan dalam tiap debitur, masing-masing dibuatkan bukti kassa keluar (bukti pembayaran) kemudian diserahkan ke bagian administrasi keuangan untuk kemudian ditandatangani sebelum dibayarkan ke PBF.

Sumber : http://zai-apt.blogspot.com/2016/07/yuk-mengenal-proses-pengadaan-obat.html